Instruções para apresentação das propostas das Ações de Extensão ao CENEX/FALE/UFMG
Primeira Etapa: preencher a proposta da Ação de Extensão no SIEX.
Como acessar o SIEX/UFMG
Acesse o SIEX/UFMG por meio do portal minha UFMG.
Acesse o link “Sistema de Informação da Extensão”.
Atenção! O vínculo institucional e os dados pessoais devem estar atualizados.
Como inserir um novo registro:
- O acesso aos formulários no SIEX/UFMG é feito por meio do comando “Inserir”, localizado no menu à esquerda da página inicial do SIEX.
Atente-se para o tipo de ação que se deseja registrar:
Programa, Projeto, Curso, Evento e Prestação de Serviços
- Os formulários para o registro de uma nova ação de extensão no SIEX/UFMG são constituídos de quatro seções (abas):
Descrição, Equipe, Parcerias e Abrangência
No rodapé de cada uma dessas seções, é possível “salvar”, após cada informação adicionada. É aconselhável que se tenha a proposta da ação de extensão pronta (em Word) para facilitar o preenchimento dos dados no formulário, copiando-os dessa versão em Word.
- Ao terminar do preenchimento da seção, acione o botão “Salvar e Avançar”.
Ressaltamos que toda informação solicitada que contenha um asterisco é de preenchimento obrigatório.
- Finalizado o preenchimento de todas as abas que compõem o formulário, acione o botão “submeter à aprovação”.
- Caso a submissão tenha êxito, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação do envio do formulário e enviará uma mensagem eletrônica ao proponente, por meio de seu e-mail institucional, e uma mensagem ao CENEX informando que há um novo registro no sistema para ser avaliado.
Segunda Etapa: enviar a seguinte documentação para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
I - declaração do município, órgão, setor, instituição (pública ou privada), comunidade ou indivíduo que comprove interesse nas ações da atividade proposta ou justificativa explicitando os motivos pelos quais tal declaração não se aplica;
II - instrumento legal que formaliza o compromisso entre as partes, no caso de proposta de ação interinstitucional;
III - declaração do dirigente que ateste o interesse nas ações da atividade, no âmbito de sua Unidade/Órgão, proposta por servidor com lotação diversa;
IV - aprovação pela Câmara de Extensão ou Câmara Departamental à qual está vinculado, seja o docente proponente, seja o docente Coordenador Acadêmico;
V - declaração do docente concordando em participar como integrante da equipe de desenvolvimento da atividade de extensão;
VI - autorização da chefia imediata do servidor técnico-administrativo em educação, seja proponente, seja integrante da equipe de trabalho;
Terceira Etapa: após o recebimento dos documentos e a conferência do correto preenchimento da proposta no SIEX, o processo será encaminhado pela secretaria do CENEX à Câmara de Extensão para análise e aprovação da documentação.
Quarta Etapa: após a aprovação da documentação, a Câmara de Extensão encaminhará o processo ao CENEX para aprovação do mérito da ação de extensão.
Quinta Etapa: as propostas aprovadas no CENEX terão seu registro no SIEX aprovado.
Sexta Etapa: após a aprovação do registro no SIEX, as ações desenvolvidas com a colaboração das fundações de apoio serão encaminhadas à Congregação da FALE para autorização.
Após aprovação do registro, pelo CENEX, a atividade fica disponível para consulta de todos os usuários do SIEX/UFMG.
Em caso de reprovação do registro, uma mensagem eletrônica é enviada para o e-mail institucional do proponente informando o motivo da reprovação. A proposta reprovada retornará para um status de edição para que o usuário possa ajustá-la e encaminhar novamente para avaliação.
Após a realização da Ação de Extensão é importantíssimo acessar novamente o SIEX, acessar o projeto (ativo) e preencher a aba ‘Resultados Atingidos’. Devem ser informados os resultados específicos: ‘público atingido’ (para Projetos, Eventos, Prestação de serviços) e concluintes (cursos); Resultados Gerais (uma avaliação geral do que foi realizado, em poucos caracteres) e Produção (caso haja).
Após o preenchimento desses resultados, o formulário deverá ser novamente submetido ao CENEX. Após a aprovação dos dados inseridos nessa etapa, pelo CENEX, a atividade pode ser concluída se não houver planos para novas atividades a ela relacionadas. Para tal, acessar a página principal do SIEX, onde estão registradas todas as ações de extensão da pessoa. Deve-se clicar em ‘Concluir Ação de Extensão’, inserir o número do registro da ação de extensão e confirmar que quer concluir.
O projeto poderá, no então, ser reaberto em momento futuro, enviando-se e-mail para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
Se houver planos para novas atividades, a proposta deve ser mantida ativa, com atualizações, mesmo que gerais, tais como (estamos fazendo levantamentos, comissões, avaliações etc).
Atenção! O registro de uma ação de extensão é único. Não é necessário registrá-la novamente caso tenha suas atividades prorrogadas ou haja novas edições da ação. Neste caso, o coordenador deverá atualizar o registro conforme descrito no tópico “Atualizando o registro de uma ação de extensão”.
Belo Horizonte, 23 de agosto de 2021
Adriana Tenuta e Heloísa Penna
Coordenação do CENEX/FALE/UFMG
